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Shadow AI im KMU: wenn Mitarbeitende eigene KI-Tools nutzen

Shadow AI (auf Deutsch auch «Schatten-KI») heisst: Mitarbeitende nutzen KI-Dienste wie ChatGPT, Gemini oder Claude für die Arbeit, ohne dass die Firma sie ausgewählt, geprüft oder geregelt hat – oft mit privaten Konten. Das ist meist gut gemeint: Man will schneller fertig werden. Das Risiko entsteht, wenn dabei Firmen- und Kundendaten in Dienste gelangen, über die die Firma keinen Vertrag und keine Kontrolle hat.

Was Studien zeigen

  • Weit verbreitet: Im Work Trend Index 2024 von Microsoft und LinkedIn (31 000 Befragte in 31 Ländern) gaben 75 % der Wissensarbeitenden an, KI bei der Arbeit zu nutzen. 78 % der KI-Nutzenden bringen ihre eigenen KI-Werkzeuge mit.
  • Private Konten: Laut einer Auswertung von Cyberhaven (2024) lief der grösste Teil der ChatGPT-Nutzung am Arbeitsplatz über private statt über Firmenkonten.
  • Schweizer KMU: In der KMU-Arbeitsmarktstudie 2025 der AXA setzt rund ein Drittel der befragten KMU KI bereits ein, ein weiteres gutes Drittel testet sie. Nur etwa ein Drittel der KI-nutzenden KMU hat klare Datenschutz-Richtlinien dazu.

Die Zahlen stammen aus Umfragen und Auswertungen einzelner Anbieter und sind nicht direkt vergleichbar. Die Richtung ist aber eindeutig: KI wird genutzt, ob die Firma es regelt oder nicht.

Warum ein Verbot selten hilft

Ein pauschales KI-Verbot verschiebt die Nutzung oft nur aufs private Handy oder den privaten Browser – dorthin, wo die Firma gar nichts mehr sieht. Wirksamer ist, die Nutzung zu ermöglichen und sie sicher zu machen.

In vier Schritten zur geregelten KI-Nutzung

  1. Bestandesaufnahme: Fragen Sie im Team offen nach, welche KI-Dienste wofür genutzt werden. Ohne Schuldzuweisung.
  2. Erlaubte Dienste festlegen: Ein oder zwei Dienste mit Firmenkonto und Vertrag auswählen. Klären, wo die Daten bearbeitet werden.
  3. Klare Regeln: Eine Seite genügt. Was darf hinein, was nie (Kundendaten, Bankverbindungen, AHV-Nummern, Passwörter, Gesundheitsdaten)? Mehr dazu im Ratgeber Dürfen Mitarbeitende Kundendaten in ChatGPT eingeben? – oder gleich mit der kostenlosen Vorlage KI-Richtlinie.
  4. Versehen abfangen: Regeln vergisst man im Stress. AImori prüft Eingaben auf KI-Seiten lokal im Browser und warnt vor dem Senden. Per Richtlinie lenkt es zudem auf die erlaubten Dienste: Auf anderen bekannten KI-Seiten erscheint ein Hinweis oder eine Sperrseite mit Knopf zum freigegebenen Tool. Per Intune oder Gruppenrichtlinie ist die Erweiterung in kurzer Zeit auf allen Arbeitsplätzen, ohne Server und ohne Benutzerkonten.

Für KMU und IT-Partner kostenlos. AImori schickt keine Inhalte an die IT oder an Dritte: Die Prüfung läuft im Browser. Rollout für Firmen · So kommen Sie zu AImori

Weiterlesen: IBAN, AHV-Nummer & Co.: was nie in KI-Tools gehört · Datenleck-Schutz (DLP) für KI-Tools

Quellen

Stand der Angaben: 14.10.2026.

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