KI im KMU sicher einführen: Checkliste in 10 Schritten

Der rechtliche Rahmen auf einen Blick

• Schweiz: Ein eigenes KI-Gesetz gibt es noch nicht. Das Datenschutzgesetz (DSG) gilt aber direkt für KI-Anwendungen, wie der EDÖB festhält. Der Bundesrat hat am 12. Februar 2025 entschieden, die KI-Konvention des Europarats zu ratifizieren. Eine Vernehmlassungsvorlage soll bis Ende 2026 vorliegen.
• EU (für DE/AT und Schweizer Firmen mit EU-Bezug): Es gelten die DSGVO und der AI Act. Art. 4 (KI-Kompetenz) gilt seit dem 2. Februar 2025, die meisten übrigen Regeln seit dem 2. August 2026. Die Pflichten für Hochrisiko-Systeme wurden mit dem «Digital Omnibus» auf den 2. Dezember 2027 bzw. 2. August 2028 verschoben.

Die 10 Schritte

1. Bestandesaufnahme: Wer nutzt welche KI?

• Fragen Sie im Team offen nach, welche KI-Dienste wofür genutzt werden, auch mit privaten Konten. Ohne Schuldzuweisung, sonst hören Sie nur die halbe Wahrheit.
• Halten Sie Dienst, Kontoart und Zweck in einer einfachen Liste fest.

Mehr dazu: Shadow AI im KMU.

2. Anwendungsfälle und Datenklassen festlegen

• Wählen Sie zwei bis drei konkrete Anwendungsfälle mit klarem Nutzen, etwa Texte entwerfen, Protokolle zusammenfassen oder Code erklären.
• Teilen Sie Daten in einfache Klassen ein, zum Beispiel: öffentlich, intern, vertraulich, Personendaten, besonders schützenswerte Daten und Daten unter Berufsgeheimnis.
• Legen Sie fest, welche Klasse in welches Werkzeug darf. Was nie hineingehört, zeigt der Ratgeber IBAN, AHV-Nummer & Co..

3. Werkzeuge und Konten wählen

• Firmenangebot statt Privatkonto: Wählen Sie ein Angebot mit Vertrag. Wer Personendaten an einen Anbieter gibt, muss sich vergewissern, dass dieser die Datensicherheit gewährleisten kann (Art. 9 DSG). In der EU braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO).
• Datenstandort und Unterauftragsbearbeiter klären: Gehen Daten ins Ausland, gelten Art. 16 und 17 DSG bzw. Art. 44 ff. DSGVO.
• Training prüfen: Klären Sie, ob der Anbieter Eingaben zum Training nutzt, und schalten Sie es wo möglich ab. Anleitung: KI-Training ausschalten. Für Microsoft-Umgebungen: Copilot und Datenschutz.

4. Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen

• Kann eine Bearbeitung ein hohes Risiko für die betroffenen Personen bringen, ist vorgängig eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig (Art. 22 DSG, Art. 35 DSGVO). Ein Beispiel nennt das DSG selbst: die umfangreiche Bearbeitung besonders schützenswerter Daten, etwa Gesundheitsdaten.
• Für alltägliche Textarbeit ohne Personendaten ist das meist nicht der Fall. Prüfen und dokumentieren Sie es trotzdem kurz. Der EDÖB bietet dazu ein Merkblatt.
• Vorsicht bei Entscheiden über Personen, etwa beim Sortieren von Bewerbungen: KI für die Personalauswahl gilt im AI Act als Hochrisiko (Anhang III Nr. 4).

5. KI-Richtlinie schreiben

• Eine bis zwei Seiten genügen: erlaubte Werkzeuge, verbotene Daten, Umgang mit Ergebnissen, Meldestelle.
• Regeln Sie auch den Umgang mit Ergebnissen: Texte, Zahlen und Quellen aus der KI vor der Weitergabe prüfen.
• Lassen Sie die Richtlinie von allen bestätigen. Kostenlos zum Anpassen: Vorlage KI-Richtlinie.

6. Mitarbeitende schulen

• Für Firmen, für die der AI Act gilt, verlangt Art. 4 Massnahmen zur KI-Kompetenz des Personals. Ein Zertifikat ist laut EU-Kommission nicht nötig.
• Eine Stunde mit Beispielen aus dem eigenen Alltag ist ein guter Anfang. Halten Sie fest, wer wann geschult wurde.

Inhalte und Ablauf: KI-Kompetenz nach AI Act Art. 4.

7. Technische Leitplanken setzen

• Konten: Firmenkonten zentral verwalten, private Konten für Firmendaten ausschliessen.
• Zugriff: Bei KI-Assistenten, die Mails und Dateien lesen, vorher die Berechtigungen aufräumen.
• Versehen abfangen: Die meisten Fehler passieren beim schnellen Einfügen, etwa eines Passworts oder einer Kundenliste. Eine DLP-Lösung oder eine Browser-Erweiterung prüft Eingaben vor dem Senden. Vergleich: DLP für KI-Tools.

8. Transparent sein, wo nötig

• Laut EDÖB haben Menschen, die mit einem KI-Chat sprechen, ein Recht zu wissen, dass sie mit einer Maschine kommunizieren. Das betrifft etwa einen Chatbot auf Ihrer Website.
• Gehen Personendaten von Kunden an einen KI-Anbieter, gehört das in die Datenschutzerklärung (Empfänger und Ausland, Art. 19 DSG, Art. 13 und 14 DSGVO).
• In der EU verlangt Art. 50 AI Act unter anderem, Deepfakes und KI-Texte zu Themen von öffentlichem Interesse offenzulegen, wenn sie nicht redaktionell geprüft wurden.

9. Vorfälle melden und behandeln

• Bestimmen Sie eine Meldestelle. Wer schnell meldet, wird nicht bestraft.
• Bei einem Versehen: betroffene Passwörter und Schlüssel sofort ersetzen, dann Chat und geteilte Links löschen und den Vorfall festhalten. Löschen allein reicht nicht, der Text ist beim Anbieter schon angekommen. Siehe Passwort in ChatGPT eingefügt – was jetzt?.
• Prüfen Sie, ob eine Meldung nötig ist: in der Schweiz an den EDÖB «so rasch als möglich», wenn voraussichtlich ein hohes Risiko für Betroffene entsteht (Art. 24 DSG); in der EU unverzüglich und möglichst innert 72 Stunden, ausser es besteht voraussichtlich kein Risiko (Art. 33 DSGVO).

10. Regelmässig überprüfen

• Einmal im Jahr und bei jedem neuen Werkzeug: Liste, Richtlinie und Schulung anpassen.
• Behalten Sie die Rechtslage im Blick, etwa die Schweizer Vernehmlassung zur KI-Regulierung und die Fristen des AI Act.

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