Microsoft Copilot im Unternehmen: Datenschutz je nach Copilot-Variante

Drei Copilots, drei Regeln

Microsoft hat seine Firmen-Copilots umbenannt: Aus «Microsoft 365 Copilot» wurde «Microsoft Copilot», aus «Microsoft 365 Copilot Chat» wurde «Microsoft Copilot Chat». Die alten Namen tauchen in Lizenzen und Menüs noch auf. Für den Datenschutz zählen drei Varianten:

Inzwischen gibt es dafür eine Copilot-App (im Browser unter copilot.cloud.microsoft). Mitarbeitende wechseln dort per Kontowechsler zwischen privatem und Firmenkonto. Daten fliessen laut Microsoft nicht von einem Konto ins andere. Das Firmenkonto erkennen Sie am Hinweis «Work» unter dem Profil und am grünen Schild für den Datenschutz.

Was mit Eingaben im Firmenkonto passiert

• Kein Training: Eingaben, Antworten und Daten aus Microsoft Graph werden laut Microsoft nicht zum Training der Basismodelle verwendet.
• Gespeichert wie Mails: Eingaben und Antworten werden protokolliert und in Exchange gespeichert, damit Audit und eDiscovery möglich sind. Hochgeladene Dateien landen im OneDrive der Person. Aufbewahrungsfristen setzen Sie mit Microsoft Purview.
• EU-Datengrenze: Für Kunden in der EU und der EFTA – dazu gehört die Schweiz – bleibt der Copilot-Verkehr innerhalb der «EU Data Boundary».
• Zwei Ausnahmen: Websuchen über Bing fallen nicht unter den Datenschutznachtrag und nicht unter die EU-Datengrenze; Microsoft ist dort selbst verantwortlich. Gesendet werden kurze Suchbegriffe ohne Benutzer- oder Firmenkennung. Auch Modelle von Anthropic sind derzeit von der EU-Datengrenze ausgenommen. Beides können Administratoren steuern, die Websuche etwa mit der Richtlinie «Allow web search in Copilot».

Risiko 1: das falsche Konto

Weil privates und Firmenkonto in derselben App liegen, reicht ein Klick, und die Kundenliste landet im privaten Copilot. Dort gilt kein Vertrag mit Ihrer Firma. Laut Datenschutzerklärung kann Microsoft Daten aus privaten Konten zum Training eigener KI-Modelle verwenden. Die Datenschutz-FAQ zum privaten Copilot zählt auch hochgeladene Dateien zu den Trainingsdaten und nennt einen Schalter zum Abschalten in den Datenschutz-Einstellungen. Konten mit Entra ID sind vom Training ausgenommen.

Ein Sperren der Adresse hilft hier nicht: Microsoft rät ausdrücklich davon ab, copilot.cloud.microsoft zu blockieren, und empfiehlt stattdessen Tenant-Einschränkungen (siehe unten).

Risiko 2: Oversharing mit Microsoft Copilot

Microsoft Copilot mit Lizenz zeigt nur, was die Person sehen darf. Das Problem: Viele dürfen zu viel sehen. Eine Lohnliste in einem SharePoint-Ordner, der «für alle in der Organisation» freigegeben ist, war bisher schwer zu finden. Mit Copilot genügt eine Frage. Microsoft hält selbst fest, dass SharePoint beim Teilen standardmässig die freizügigste Einstellung verwendet.

Was hilft:

• Freigaben prüfen: Berichte zur Datenzugriffs-Governance in SharePoint zeigen Websites mit organisationsweiten oder «Jeder»-Links.
• Heikle Websites abschirmen: «Restricted Access Control» beschränkt eine Website auf eine Gruppe, «Restricted Content Discovery» hält sie aus Copilot und der Suche heraus. Beides gehört zu SharePoint Advanced Management, das laut Microsoft in der Copilot-Lizenz enthalten ist.
• Vertraulichkeitsbezeichnungen: Copilot respektiert Verschlüsselung und Nutzungsrechte aus Sensitivity Labels.

Was KMU-IT konkret tun kann

1. Anmeldung mit Firmenkonto vorgeben: Mitarbeitende sollen für Arbeit nur das Konto mit grünem Schild nutzen. Das gehört in Ihre KI-Richtlinie.
2. Private Konten technisch sperren: Mit Tenant-Einschränkungen v2 in Microsoft Entra lässt sich die Anmeldung mit privaten Microsoft-Konten auf verwalteten Geräten oder im Firmennetz blockieren. Voraussetzung ist Entra ID P1 oder P2.
3. Purview-DLP nutzen, wo lizenziert: DLP-Richtlinien für «Microsoft 365 Copilot and Copilot Chat» können Eingaben mit heiklen Datentypen blockieren (derzeit in Vorschau), die Websuche dafür unterbinden oder Dateien mit bestimmten Bezeichnungen ausschliessen. Grenze laut Microsoft: Den Inhalt von Dateien, die direkt in eine Eingabe hochgeladen werden, prüft DLP nicht.
4. Websuche und Zusatzmodelle bewusst einstellen: in den Copilot-Einstellungen festlegen, ob Bing-Websuche und Modelle von Anthropic erlaubt sind.
5. Schulen: kurz zeigen, woran man das Firmenkonto erkennt und was nie in einen Chat gehört. Hilfe bietet der Ratgeber KI-Kompetenz-Schulung.
6. Im Browser absichern: Eine Erweiterung prüft Eingaben direkt am Eingabefeld – auch dort, wo keine Purview-Lizenz greift.

Rechtlich bleibt Ihre Firma verantwortlich: Nach dem Schweizer DSG braucht die Bearbeitung durch Microsoft einen Vertrag (Art. 9), nach der DSGVO einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28). Bei heiklen Daten kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig sein (Art. 22 DSG, Art. 35 DSGVO). Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.

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