Microsoft Copilot in azienda: la protezione dei dati secondo la variante di Copilot

Tre Copilot, tre regole

Microsoft ha rinominato i suoi Copilot per le aziende: «Microsoft 365 Copilot» è diventato «Microsoft Copilot», «Microsoft 365 Copilot Chat» è diventato «Microsoft Copilot Chat». I vecchi nomi compaiono ancora nelle licenze e nei menu. Per la protezione dei dati contano tre varianti:

Nel frattempo per tutto questo esiste una sola app Copilot (nel browser all'indirizzo copilot.cloud.microsoft). I collaboratori passano dall'account privato a quello aziendale con il selettore di account. Secondo Microsoft, i dati non passano da un account all'altro. L'account aziendale si riconosce dall'indicazione «Work» sotto il profilo e dallo scudo verde della protezione dei dati.

Cosa succede agli input nell'account aziendale

• Nessun addestramento: secondo Microsoft, prompt, risposte e dati provenienti da Microsoft Graph non vengono usati per addestrare i modelli di base.
• Conservati come le e-mail: prompt e risposte vengono registrati e conservati in Exchange, per consentire audit ed eDiscovery. I file caricati finiscono nel OneDrive della persona. I termini di conservazione li stabilisce con Microsoft Purview.
• Confine dei dati UE: per i clienti nell'UE e nell'AELS – di cui fa parte la Svizzera – il traffico di Copilot resta all'interno dell'«EU Data Boundary».
• Due eccezioni: le ricerche web tramite Bing non rientrano nell'addendum sulla protezione dei dati né nel confine dei dati UE; lì Microsoft è titolare autonomo del trattamento. Vengono inviati brevi termini di ricerca senza identificativi dell'utente o dell'azienda. Anche i modelli di Anthropic sono attualmente esclusi dal confine dei dati UE. Gli amministratori possono gestire entrambe le cose, la ricerca web ad esempio con il criterio «Allow web search in Copilot».

Rischio 1: l'account sbagliato

Poiché account privato e aziendale si trovano nella stessa app, basta un clic e l'elenco dei clienti finisce nel Copilot privato. Lì non vale alcun contratto con la Sua azienda. Secondo l'informativa sulla privacy, Microsoft può usare i dati degli account privati per addestrare i propri modelli di IA. Le FAQ sulla privacy del Copilot privato annoverano tra i dati di addestramento anche i file caricati e indicano un interruttore per disattivarlo nelle impostazioni della privacy. Gli account con Entra ID sono esclusi dall'addestramento.

Bloccare l'indirizzo qui non serve: Microsoft sconsiglia espressamente di bloccare copilot.cloud.microsoft e raccomanda invece le restrizioni del tenant (vedi sotto).

Rischio 2: oversharing con Microsoft Copilot

Microsoft Copilot con licenza mostra solo ciò che la persona è autorizzata a vedere. Il problema: molti sono autorizzati a vedere troppo. Un elenco degli stipendi in una cartella SharePoint condivisa «con tutti nell'organizzazione» finora era difficile da trovare. Con Copilot basta una domanda. Microsoft stessa rileva che SharePoint, per la condivisione, usa per impostazione predefinita l'opzione più permissiva.

Cosa aiuta:

• Verificare le condivisioni: i report sulla governance dell'accesso ai dati in SharePoint mostrano i siti con link a livello di organizzazione o di tipo «Chiunque».
• Proteggere i siti delicati: «Restricted Access Control» limita un sito a un gruppo, «Restricted Content Discovery» lo esclude da Copilot e dalla ricerca. Entrambi fanno parte di SharePoint Advanced Management, che secondo Microsoft è incluso nella licenza Copilot.
• Etichette di riservatezza: Copilot rispetta la crittografia e i diritti di utilizzo definiti dalle sensitivity labels.

Cosa può fare concretamente l'IT di una PMI

1. Imporre l'accesso con l'account aziendale: per lavoro i collaboratori devono usare solo l'account con lo scudo verde. Va scritto nella Sua direttiva sull'IA.
2. Bloccare tecnicamente gli account privati: con le restrizioni del tenant v2 in Microsoft Entra si può bloccare l'accesso con account Microsoft privati sui dispositivi gestiti o nella rete aziendale. Il presupposto è Entra ID P1 o P2.
3. Usare Purview DLP dove c'è la licenza: i criteri DLP per «Microsoft 365 Copilot and Copilot Chat» possono bloccare input con tipi di dati delicati (attualmente in anteprima), impedire per questi la ricerca web o escludere file con determinate etichette. Limite indicato da Microsoft: DLP non controlla il contenuto dei file caricati direttamente in un prompt.
4. Impostare consapevolmente ricerca web e modelli aggiuntivi: stabilire nelle impostazioni di Copilot se la ricerca web con Bing e i modelli di Anthropic sono consentiti.
5. Formare: mostrare brevemente come si riconosce l'account aziendale e cosa non va mai inserito in una chat. Un aiuto è la guida sulla formazione all'alfabetizzazione in materia di IA.
6. Proteggere nel browser: un'estensione controlla gli input direttamente nel campo di inserimento – anche dove non c'è una licenza Purview.

Giuridicamente la responsabilità resta della Sua azienda: secondo la LPD svizzera il trattamento da parte di Microsoft richiede un contratto (art. 9), secondo il GDPR un contratto con il responsabile del trattamento (art. 28). Per i dati delicati può essere necessaria una valutazione d'impatto sulla protezione dei dati (art. 22 LPD, art. 35 GDPR). Questa guida non sostituisce una consulenza legale.

Domande frequenti