Microsoft Copilot en entreprise : la protection des données selon la version de Copilot

Trois Copilot, trois règles

Microsoft a renommé ses Copilot pour les entreprises : « Microsoft 365 Copilot » est devenu « Microsoft Copilot », et « Microsoft 365 Copilot Chat » est devenu « Microsoft Copilot Chat ». Les anciens noms apparaissent encore dans les licences et les menus. Pour la protection des données, trois variantes comptent :

Tout se trouve désormais dans une seule application Copilot (dans le navigateur sous copilot.cloud.microsoft). Les collaborateurs y passent du compte personnel au compte professionnel avec un sélecteur de compte. Selon Microsoft, les données ne passent pas d’un compte à l’autre. Vous reconnaissez le compte professionnel à la mention « Work » sous le profil et au bouclier vert de protection des données.

Ce qui arrive aux saisies dans le compte professionnel

• Pas d’entraînement : selon Microsoft, les saisies, les réponses et les données issues de Microsoft Graph ne servent pas à entraîner les modèles de base.
• Enregistrées comme des e-mails : les saisies et les réponses sont journalisées et enregistrées dans Exchange pour permettre l’audit et l’eDiscovery. Les fichiers importés atterrissent dans le OneDrive de la personne. Vous définissez les durées de conservation avec Microsoft Purview.
• Limite de données de l’UE : pour les clients de l’UE et de l’AELE – dont la Suisse –, le trafic Copilot reste à l’intérieur de l’« EU Data Boundary ».
• Deux exceptions : les recherches web via Bing ne sont couvertes ni par l’avenant sur la protection des données ni par la limite de données de l’UE ; Microsoft y est lui-même responsable du traitement. Seuls de courts termes de recherche sont envoyés, sans identifiant d’utilisateur ni d’entreprise. Les modèles d’Anthropic sont eux aussi exclus pour l’instant de la limite de données de l’UE. Les administrateurs peuvent régler les deux, la recherche web par exemple avec la stratégie « Allow web search in Copilot ».

Risque 1 : le mauvais compte

Comme le compte personnel et le compte professionnel se trouvent dans la même application, un clic suffit pour que la liste de clients atterrisse dans le Copilot personnel. Aucun contrat avec votre entreprise ne s’y applique. Selon sa déclaration de confidentialité, Microsoft peut utiliser les données des comptes personnels pour entraîner ses propres modèles d’IA. La FAQ sur la confidentialité du Copilot personnel compte aussi les fichiers importés parmi les données d’entraînement et mentionne un bouton pour désactiver l’entraînement dans les paramètres de confidentialité. Les comptes Entra ID sont exclus de l’entraînement.

Bloquer l’adresse n’aide pas ici : Microsoft déconseille expressément de bloquer copilot.cloud.microsoft et recommande plutôt les restrictions de locataire (voir plus bas).

Risque 2 : le partage excessif avec Microsoft Copilot

Microsoft Copilot sous licence n’affiche que ce que la personne a le droit de voir. Le problème : beaucoup ont le droit de voir trop de choses. Une liste des salaires dans un dossier SharePoint partagé « avec tout le monde dans l’organisation » était jusqu’ici difficile à trouver. Avec Copilot, une question suffit. Microsoft relève lui-même que SharePoint utilise par défaut le paramètre de partage le plus permissif.

Ce qui aide :

• Vérifier les partages : les rapports de gouvernance de l’accès aux données dans SharePoint montrent les sites comportant des liens à l’échelle de l’organisation ou des liens « Tout le monde ».
• Isoler les sites sensibles : « Restricted Access Control » limite un site à un groupe, « Restricted Content Discovery » l’exclut de Copilot et de la recherche. Les deux font partie de SharePoint Advanced Management, inclus selon Microsoft dans la licence Copilot.
• Étiquettes de confidentialité : Copilot respecte le chiffrement et les droits d’utilisation définis par les étiquettes de confidentialité (sensitivity labels).

Ce que l’informatique d’une PME peut faire concrètement

1. Imposer la connexion avec le compte professionnel : pour le travail, les collaborateurs n’utilisent que le compte au bouclier vert. Cette règle a sa place dans votre charte IA.
2. Bloquer techniquement les comptes personnels : avec les restrictions de locataire v2 de Microsoft Entra, la connexion avec des comptes Microsoft personnels peut être bloquée sur les appareils gérés ou sur le réseau de l’entreprise. Il faut pour cela Entra ID P1 ou P2.
3. Utiliser la DLP de Purview si vous avez la licence : les stratégies DLP pour « Microsoft 365 Copilot and Copilot Chat » peuvent bloquer les saisies contenant des types de données sensibles (actuellement en préversion), empêcher la recherche web pour ces saisies ou exclure les fichiers portant certaines étiquettes. Limite indiquée par Microsoft : la DLP ne vérifie pas le contenu des fichiers importés directement dans une saisie.
4. Régler consciemment la recherche web et les modèles supplémentaires : définir dans les paramètres de Copilot si la recherche web Bing et les modèles d’Anthropic sont autorisés.
5. Former : montrer brièvement comment reconnaître le compte professionnel et ce qui n’a jamais sa place dans un chat. Le guide Former à la maîtrise de l’IA vous aide.
6. Sécuriser le navigateur : une extension vérifie les saisies directement dans le champ de saisie – y compris là où aucune licence Purview ne s’applique.

Juridiquement, votre entreprise reste responsable : selon la LPD suisse, le traitement par Microsoft exige un contrat (art. 9), selon le RGPD un contrat de sous-traitance (art. 28). Pour les données sensibles, une analyse d’impact relative à la protection des données peut être nécessaire (art. 22 LPD, art. 35 RGPD). Ce guide ne constitue pas un conseil juridique.

Questions fréquentes