Microsoft Copilot en la empresa: protección de datos según la variante de Copilot

Tres Copilots, tres reglas

Microsoft ha cambiado el nombre de sus Copilots para empresas: «Microsoft 365 Copilot» pasa a llamarse «Microsoft Copilot», y «Microsoft 365 Copilot Chat», «Microsoft Copilot Chat». Los nombres antiguos siguen apareciendo en licencias y menús. Para la protección de datos cuentan tres variantes:

Ahora todo ello está en una sola app de Copilot (en el navegador, en copilot.cloud.microsoft). Allí los empleados cambian entre la cuenta personal y la profesional con un selector de cuentas. Según Microsoft, los datos no pasan de una cuenta a la otra. La cuenta profesional se reconoce por la indicación «Work» bajo el perfil y por el escudo verde de protección de datos.

Qué ocurre con lo que se escribe en la cuenta profesional

• Sin entrenamiento: según Microsoft, las solicitudes, las respuestas y los datos de Microsoft Graph no se usan para entrenar los modelos base.
• Guardado como el correo: las solicitudes y respuestas se registran y se guardan en Exchange para permitir auditorías y eDiscovery. Los archivos subidos se guardan en el OneDrive de la persona. Los plazos de conservación se fijan con Microsoft Purview.
• Límite de datos de la UE: para los clientes de la UE y la AELC (EFTA), a la que pertenece Suiza, el tráfico de Copilot permanece dentro del «EU Data Boundary».
• Dos excepciones: las búsquedas web mediante Bing no están cubiertas por el anexo de protección de datos ni por el límite de datos de la UE; allí Microsoft es responsable por sí mismo. Se envían términos de búsqueda breves, sin identificadores de usuario ni de empresa. Los modelos de Anthropic también están excluidos por ahora del límite de datos de la UE. Ambas cosas las pueden controlar los administradores, la búsqueda web por ejemplo con la directiva «Allow web search in Copilot».

Riesgo 1: la cuenta equivocada

Como la cuenta personal y la profesional están en la misma app, basta un clic para que la lista de clientes acabe en el Copilot personal. Allí no rige ningún contrato con su empresa. Según su declaración de privacidad, Microsoft puede usar datos de cuentas personales para entrenar sus propios modelos de IA. Las preguntas frecuentes de privacidad del Copilot personal incluyen también los archivos subidos entre los datos de entrenamiento y mencionan un interruptor para desactivarlo en la configuración de privacidad. Las cuentas con Entra ID quedan excluidas de ese entrenamiento.

Bloquear la dirección no sirve aquí: Microsoft desaconseja expresamente bloquear copilot.cloud.microsoft y recomienda en su lugar las restricciones de inquilino (véase más abajo).

Riesgo 2: uso compartido excesivo con Microsoft Copilot

Microsoft Copilot con licencia solo muestra lo que la persona tiene permiso para ver. El problema: muchos tienen permiso para ver demasiado. Una lista de nóminas en una carpeta de SharePoint compartida «con todos los miembros de la organización» antes era difícil de encontrar. Con Copilot basta una pregunta. La propia Microsoft señala que SharePoint usa por defecto la opción de uso compartido más permisiva.

Qué ayuda:

• Revisar los permisos de uso compartido: los informes de gobernanza del acceso a datos de SharePoint muestran los sitios con vínculos para toda la organización o para «Cualquier persona».
• Proteger los sitios delicados: «Restricted Access Control» limita un sitio a un grupo; «Restricted Content Discovery» lo mantiene fuera de Copilot y de la búsqueda. Ambos forman parte de SharePoint Advanced Management, que según Microsoft está incluido en la licencia de Copilot.
• Etiquetas de confidencialidad: Copilot respeta el cifrado y los derechos de uso de las etiquetas de confidencialidad (sensitivity labels).

Qué puede hacer en concreto el departamento de TI de una pyme

1. Exigir el inicio de sesión con la cuenta profesional: para trabajar, los empleados solo deben usar la cuenta con el escudo verde. Esto debe figurar en su política de IA.
2. Bloquear técnicamente las cuentas personales: con las restricciones de inquilino v2 de Microsoft Entra se puede bloquear el inicio de sesión con cuentas personales de Microsoft en dispositivos administrados o en la red de la empresa. Se requiere Entra ID P1 o P2.
3. Usar Purview DLP si se dispone de licencia: las directivas DLP para la ubicación «Microsoft 365 Copilot and Copilot Chat» pueden bloquear solicitudes con tipos de información confidencial (por ahora en versión preliminar), impedir la búsqueda web para ellas o excluir archivos con determinadas etiquetas. Un límite según Microsoft: DLP no revisa el contenido de los archivos subidos directamente en una solicitud.
4. Configurar conscientemente la búsqueda web y los modelos adicionales: decida en la configuración de Copilot si se permiten la búsqueda web de Bing y los modelos de Anthropic.
5. Formar: muestre brevemente cómo se reconoce la cuenta profesional y qué no debe ir nunca a un chat. La guía Formación en alfabetización en IA le ayuda.
6. Proteger en el navegador: una extensión revisa lo que se escribe directamente en el campo de entrada, también allí donde no llega una licencia de Purview.

Jurídicamente, la responsable sigue siendo su empresa: según la ley suiza de protección de datos (DSG), el tratamiento por parte de Microsoft requiere un contrato (art. 9); según el RGPD, un contrato de encargo del tratamiento (art. 28). Con datos sensibles puede ser necesaria una evaluación de impacto relativa a la protección de datos (art. 22 DSG, art. 35 RGPD). Esta guía no constituye asesoramiento jurídico.

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