Daten vor ChatGPT & Co. anonymisieren: Anleitung mit Platzhaltern und Beispiel

Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.

Anonymisieren oder pseudonymisieren?

Der Unterschied entscheidet, ob das Datenschutzrecht noch gilt.

Schweiz: DSG und EDÖB

Das Datenschutzgesetz erfasst alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen (Art. 5 lit. a DSG). Den Begriff Pseudonymisierung verwendet das Gesetz nicht. Der EDÖB erklärt ihn in seinem Leitfaden zu den technischen und organisatorischen Massnahmen: Bei pseudonymisierten Daten bleibt ein Risiko der Re-Identifikation, sie gelten deshalb weiterhin als Personendaten. Anonymisiert sind Daten erst, wenn sie unumkehrbar so verändert wurden, dass sie ohne unverhältnismässigen Aufwand keine Rückschlüsse auf eine Person mehr zulassen. Erst dann fallen sie nicht mehr unter das DSG.

EU: DSGVO

Art. 4 Nr. 5 DSGVO definiert Pseudonymisierung: Die Daten lassen sich ohne zusätzliche Informationen keiner Person mehr zuordnen, und diese Informationen werden gesondert und geschützt aufbewahrt. Laut Erwägungsgrund 26 gelten solche Daten weiterhin als Informationen über eine identifizierbare Person. Nur für anonyme Informationen gilt die DSGVO nicht. Der Europäische Datenschutzausschuss bestätigt das in seinen Leitlinien 01/2025 zur Pseudonymisierung.

Der EuGH hat 2025 eine Nuance ergänzt (C-413/23 P, zur Datenschutzverordnung der EU-Organe): Für Empfänger, die niemanden re-identifizieren können, sind pseudonymisierte Daten nicht in jedem Fall Personendaten. Wenn Sie selbst die Zuordnung kennen, ändert das für Sie nichts.

Warum es sich trotzdem lohnt

• Weniger Risiko: Pseudonymisierung kann die Risiken für die Betroffenen senken (Erwägungsgrund 28 DSGVO). Eine IBAN, die nie gesendet wurde, kann beim Anbieter weder gespeichert noch weiterverwendet werden.
• Weniger Daten: Das DSG verlangt verhältnismässige Bearbeitung (Art. 6 Abs. 2), die DSGVO Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c) und nennt die Pseudonymisierung als mögliche Schutzmassnahme (Art. 25 und 32).
• Gleich gute Antworten: Für einen Brief, eine Zusammenfassung oder eine Formel braucht die KI die echten Werte fast nie.

Ob Sie Kundendaten überhaupt in einen KI-Dienst eingeben dürfen, klärt der Ratgeber Dürfen Mitarbeitende Kundendaten in ChatGPT eingeben?

Vier Methoden für den Alltag

1. Platzhalter: Ersetzen Sie jeden Wert durch einen sprechenden Platzhalter wie [KUNDE_1] oder [IBAN_1]. Derselbe Wert bekommt immer denselben Platzhalter, so versteht die KI die Bezüge im Text.
2. Weglassen: Was die KI für die Aufgabe nicht braucht, gehört nicht hinein. Für einen Antwortbrief braucht sie keine AHV-Nummer.
3. Verallgemeinern: Genaue Angaben durch gröbere ersetzen, wie es auch der EDÖB beschreibt: Geburtsjahr oder Altersspanne statt Geburtsdatum, Region oder Kanton statt Adresse.
4. Beispieldaten: Für Formeln, Skripte oder Tabellen genügen oft drei erfundene Zeilen mit derselben Struktur statt der echten Liste.

Vorher/Nachher-Beispiel

So wird aus einer Anfrage im Postfach ein Text, der in den KI-Chat darf:

Die KI schreibt den Brief mit den Platzhaltern. Die echten Werte setzen Sie erst danach im eigenen Mailprogramm ein. Die AHV-Nummer ist ganz weggelassen. Alle Werte im Beispiel sind Beispielwerte, keine echten Daten.

Typische Fallen

• Der Kontext verrät die Person: Der EDÖB nennt das Beispiel eines Datensatzes ohne Namen: Frau, 42 Jahre, wohnhaft in einem kleinen Dorf, Diagnose, Operationsdatum. Wer das Dorf und das Alter kennt, findet die Person trotzdem. Je kleiner die Gruppe und je mehr Details, desto leichter. Auch «der Geschäftsführer unseres grössten Kunden» ist kein Pseudonym.
• Dateinamen: Offerte_Max_Muster.pdf verrät den Namen beim Hochladen, egal wie gut der Inhalt bereinigt ist.
• Metadaten in Dokumenten: Dateien können Autor, Titel, Kommentare, Änderungsverfolgung und versteckten Text enthalten, Tabellen zusätzlich versteckte Zeilen oder Blätter. Darauf weist die britische Aufsichtsbehörde ICO hin. Mehr dazu im Ratgeber Dokumente in KI-Tools hochladen.
• Screenshots und Schwärzungen: Ein Bild zeigt alles Sichtbare, auch Absenderzeilen oder Namen in anderen Fenstern. Ein schwarzer Kasten über Text in einem PDF verdeckt ihn nur, der Text bleibt in der Datei. Verpixeln kann umkehrbar sein, warnt die ICO.
• Die Zuordnung im selben Chat: Wer am Ende «[KUNDE_1] ist übrigens Max Muster» schreibt, hat nichts gewonnen.

So hilft AImori

Von Hand ist das mühsam. AImori erledigt es lokal im Browser, bevor etwas gesendet wird:

• Platzhalter: Jeder erkannte Wert wird zu [TYP_n], etwa [IBAN_1] oder [EMAIL_1], derselbe Wert im Tab immer zum selben Platzhalter. Die Zuordnung liegt nur im Arbeitsspeicher des Tabs. Antworten mit Platzhaltern lassen sich mit den echten Werten anzeigen, nur in einer Ansicht der Erweiterung, nie auf der KI-Seite.
• Alt+Shift+L ersetzt alle erkannten Werte im Eingabefeld. Tipp: Text einfügen statt tippen. Beim Einfügen wird vorher ersetzt, beim Tippen hat die Seite den Wert womöglich schon gesehen.
• Sicher umformulieren ersetzt heikle Details durch allgemeine Beschreibungen.
• Dateien: TXT, CSV, MD, PDF, DOCX und XLSX werden beim Hochladen geprüft. «Bereinigte Version hochladen» sendet eine bereinigte Kopie, bei DOCX zusätzlich ohne Autor-Angaben.

Die KI-Seite sieht nur Art und Anzahl der ersetzten Werte, nie die Werte selbst. Den Kontext, etwa «grösster Kunde», prüfen Sie weiterhin selbst. Was in Ihrem Text erkannt würde, zeigt der Gratis-Test ohne Installation.

Häufige Fragen