Anonimizzare i dati prima di ChatGPT & co.: guida con segnaposto ed esempio

Questa guida non sostituisce una consulenza legale.

Anonimizzare o pseudonimizzare?

La differenza determina se il diritto della protezione dei dati si applica ancora.

Svizzera: LPD e IFPDT

La legge sulla protezione dei dati comprende tutte le informazioni concernenti una persona fisica identificata o identificabile (art. 5 lett. a LPD). La legge non usa il termine pseudonimizzazione. L'IFPDT lo spiega nella sua guida sulle misure tecniche e organizzative: per i dati pseudonimizzati resta un rischio di reidentificazione, perciò continuano a essere considerati dati personali. I dati sono anonimizzati solo quando sono stati modificati in modo irreversibile, così che senza un onere sproporzionato non permettono più di risalire a una persona. Solo allora non rientrano più nella LPD.

UE: GDPR

L'art. 4 n. 5 GDPR definisce la pseudonimizzazione: senza informazioni aggiuntive i dati non possono più essere attribuiti a una persona, e tali informazioni sono conservate separatamente e protette. Secondo il considerando 26, questi dati vanno comunque considerati informazioni su una persona identificabile. Solo alle informazioni anonime il GDPR non si applica. Il Comitato europeo per la protezione dei dati lo conferma nelle sue linee guida 01/2025 sulla pseudonimizzazione.

Nel 2025 la Corte di giustizia dell'UE ha aggiunto una sfumatura (C-413/23 P, sul regolamento sulla protezione dei dati delle istituzioni dell'UE): per i destinatari che non possono reidentificare nessuno, i dati pseudonimizzati non sono in ogni caso dati personali. Se è Lei a conoscere la corrispondenza, per Lei non cambia nulla.

Perché conviene comunque

• Meno rischi: la pseudonimizzazione può ridurre i rischi per le persone interessate (considerando 28 GDPR). Un IBAN mai inviato non può essere né conservato né riutilizzato dal fornitore.
• Meno dati: la LPD richiede un trattamento proporzionato (art. 6 cpv. 2), il GDPR la minimizzazione dei dati (art. 5 par. 1 lett. c) e cita la pseudonimizzazione come possibile misura di protezione (art. 25 e 32).
• Risposte altrettanto buone: per una lettera, un riassunto o una formula l'IA non ha quasi mai bisogno dei valori reali.

Se sia lecito inserire dati dei clienti in un servizio di IA lo chiarisce la guida I collaboratori possono inserire dati dei clienti in ChatGPT?

Quattro metodi per l'uso quotidiano

1. Segnaposto: sostituisca ogni valore con un segnaposto parlante come [CLIENTE_1] o [IBAN_1]. Lo stesso valore riceve sempre lo stesso segnaposto, così l'IA capisce i riferimenti nel testo.
2. Tralasciare: ciò che non serve all'IA per il compito non va inserito. Per una lettera di risposta non serve un numero AVS.
3. Generalizzare: sostituire indicazioni precise con altre più generiche, come descrive anche l'IFPDT: anno di nascita o fascia d'età invece della data di nascita, regione o cantone invece dell'indirizzo.
4. Dati di esempio: per formule, script o tabelle bastano spesso tre righe inventate con la stessa struttura invece dell'elenco reale.

Esempio prima/dopo

Ecco come una richiesta arrivata nella casella di posta diventa un testo che si può inserire nella chat di IA:

L'IA scrive la lettera con i segnaposto. I valori reali li inserisce Lei solo dopo, nel Suo programma di posta. Il numero AVS è stato tralasciato del tutto. Tutti i valori dell'esempio sono valori fittizi, non dati reali.

Trappole tipiche

• Il contesto tradisce la persona: l'IFPDT cita l'esempio di un set di dati senza nome: donna, 42 anni, residente in un piccolo paese, diagnosi, data dell'operazione. Chi conosce il paese e l'età trova comunque la persona. Più piccolo è il gruppo e più dettagli ci sono, più è facile. Anche «il direttore del nostro cliente più grande» non è uno pseudonimo.
• Nomi dei file: Offerta_Max_Muster.pdf rivela il nome al momento del caricamento, per quanto bene sia ripulito il contenuto.
• Metadati nei documenti: i file possono contenere autore, titolo, commenti, revisioni e testo nascosto, le tabelle anche righe o fogli nascosti. Lo segnala l'autorità britannica per la protezione dei dati ICO. Maggiori dettagli nella guida Caricare documenti negli strumenti di IA.
• Screenshot e oscuramenti: un'immagine mostra tutto ciò che è visibile, anche righe del mittente o nomi in altre finestre. Un riquadro nero sopra il testo in un PDF lo copre soltanto, il testo resta nel file. La pixelatura può essere reversibile, avverte l'ICO.
• La corrispondenza nella stessa chat: chi alla fine scrive «[CLIENTE_1] è comunque Max Muster» non ha guadagnato nulla.

Come aiuta AImori

A mano è faticoso. AImori lo fa localmente nel browser, prima che qualcosa venga inviato:

• Segnaposto: ogni valore riconosciuto diventa [TIPO_n], ad esempio [IBAN_1] o [EMAIL_1], e lo stesso valore nella scheda diventa sempre lo stesso segnaposto. La corrispondenza resta solo nella memoria di lavoro della scheda. Le risposte con segnaposto si possono visualizzare con i valori reali, solo in una vista dell'estensione, mai sul sito di IA.
• Alt+Shift+L sostituisce tutti i valori riconosciuti nel campo di inserimento. Consiglio: incollare il testo invece di digitarlo. Quando si incolla, la sostituzione avviene prima; quando si digita, il sito potrebbe aver già visto il valore.
• Riformula in modo sicuro sostituisce i dettagli delicati con descrizioni generiche.
• File: TXT, CSV, MD, PDF, DOCX e XLSX vengono controllati al caricamento. «Carica la versione ripulita» invia una copia ripulita, per i DOCX anche senza i dati dell'autore.

Il sito di IA vede solo il tipo e il numero dei valori sostituiti, mai i valori stessi. Il contesto, ad esempio «cliente più grande», resta da verificare a Lei. Cosa verrebbe riconosciuto nel Suo testo lo mostra il test gratuito, senza installazione.

Domande frequenti