Caricare PDF, Word ed Excel in ChatGPT & co.: cosa controllare prima

Cosa succede al caricamento

• L'IA riceve l'intero file. Non solo la pagina che Le interessa. Secondo OpenAI, ChatGPT può ad esempio leggere da un file metadati come l'autore o la data di creazione, oppure contare le righe di una tabella.
• I contenuti restano conservati. In ChatGPT le chat restano salvate finché Lei non le cancella, e i contenuti di un file caricato possono restare nella chat. Dopo la cancellazione, OpenAI pianifica l'eliminazione definitiva entro 30 giorni, salvo obblighi per motivi di sicurezza o legali. I file nella libreria di ChatGPT non vengono cancellati insieme alla chat.
• Persone possono leggere. Con Gemini e un account privato, secondo Google team specializzati esaminano una parte delle chat finché l'impostazione «Keep Activity» è attiva. Le chat esaminate vengono conservate da Google fino a tre anni. Google stesso consiglia di non inserire nulla di confidenziale che un revisore non debba vedere.
• Decide l'account. Secondo quanto dichiara, OpenAI non usa i contenuti delle offerte business come l'API o ChatGPT Enterprise per migliorare i modelli. Per i servizi destinati ai privati dipende dalle impostazioni.

Se il documento contiene dati personali, si applica inoltre il diritto della protezione dei dati. Cosa significa per le aziende lo spiega la guida I collaboratori possono inserire dati dei clienti in ChatGPT?. Questa guida non sostituisce una consulenza legale.

Dove si nascondono i dati

Molte cose non si vedono leggendo. L'IA però le legge comunque.

Nemmeno il testo nelle immagini è un nascondiglio: secondo Google, Gemini legge il testo nelle immagini caricate.

Checklist prima del caricamento

1. Solo l'estratto necessario. Se Le serve un riassunto del capitolo 3, copi solo il capitolo 3 in un nuovo file o direttamente nella chat.
2. Mai tabelle di persone complete. Per una formula o un'analisi all'IA bastano tre righe di esempio, non l'intero elenco dei clienti. Sostituisca nomi e numeri con segnaposto, come descritto nella guida Anonimizzare i dati prima dell'IA.
3. Usare Controllo documento. In Word ed Excel in *File > Informazioni > Verifica documento > Ispeziona documento*. Microsoft consiglia di controllare una copia, perché ciò che è stato rimosso non sempre si può ripristinare con Annulla. Poi controllare di nuovo.
4. Oscurare correttamente invece di coprire. Un riquadro nero spesso copre soltanto il testo. Un tribunale federale statunitense avverte: chi copia il riquadro e lo incolla in un programma di videoscrittura vede il testo sottostante. Usi un vero strumento di oscuramento. Secondo Adobe, l'oscuramento rimuove solo testo e grafica visibili; i metadati vanno ripuliti a parte.
5. Verificare il risultato. Nel PDF oscurato selezioni l'area e la copi in un editor di testo. Se compare del testo, l'oscuramento non è efficace.
6. Ritagliare gli screenshot. Mostrare solo l'area che interessa. Barre laterali, schede e notifiche spesso rivelano più di quanto si pensi.

Istruzioni nascoste nei documenti di terzi

Al contrario, anche un documento di terzi può essere delicato. L'organizzazione per la sicurezza OWASP descrive la «prompt injection indiretta»: un file contiene istruzioni che l'IA interpreta come comandi. Queste istruzioni non devono per forza essere visibili alle persone. Un esempio di OWASP è un curriculum in cui sono distribuite istruzioni dannose.

Legga quindi con spirito critico le risposte relative a documenti di terzi, soprattutto se sono sorprendentemente positive o invitano a compiere un'azione. Non carichi file di terzi in una chat che ha accesso alle Sue e-mail o ai Suoi archivi.

Come aiuta AImori nel caricamento

L'estensione gratuita per Chrome ed Edge controlla su ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Microsoft 365 Copilot e Perplexity anche i file che Lei carica, trascina o incolla:

• TXT, CSV, MD, PDF, DOCX e XLSX vengono letti localmente nel browser, senza rete. Se non trova nulla, il file arriva al sito invariato.
• Se trova qualcosa, la barra si ferma e indica tipo di dati, numero e numeri di riga, mai il valore. Lei sceglie «Carica la versione ripulita», «Annulla» o, se consentito, con due clic «Carica comunque».
• Ripulito significa: i risultati vengono sostituiti da segnaposto come [Dati finanziari], per i DOCX vengono svuotati anche i dati dell'autore come creatore e azienda. Un PDF diventa una versione di solo testo, senza impaginazione né immagini. Il file ripulito viene controllato di nuovo; l'originale non viene mai caricato.
• Gli screenshot vengono letti con il riconoscimento del testo locale e AImori può inviarne una copia oscurata. In caso di indizi di istruzioni nascoste nei documenti di testo compare un avviso.

Indichiamo apertamente i limiti: per i file XLSX e per i DOCX con macro resta solo «Annulla». Le scansioni senza testo e i file cifrati vengono segnalati come «Impossibile controllare il testo». Le regole non riconoscono nomi, segreti nel testo libero e immagini all'interno del documento.

Domande frequenti