PDF, Word und Excel in ChatGPT & Co. hochladen: Was Sie vorher prüfen sollten

Was beim Hochladen passiert

• Die KI bekommt die ganze Datei. Nicht nur die Seite, um die es Ihnen geht. Laut OpenAI kann ChatGPT aus einer Datei zum Beispiel Metadaten wie Autor oder Erstelldatum auslesen oder Zeilen einer Tabelle zählen.
• Die Inhalte bleiben gespeichert. Bei ChatGPT bleiben Chats gespeichert, bis Sie sie löschen, und Inhalte aus einer hochgeladenen Datei können im Chat bleiben. Nach dem Löschen plant OpenAI die endgültige Löschung innerhalb von 30 Tagen ein, ausser bei Pflichten aus Sicherheits- oder Rechtsgründen. Dateien in der Bibliothek von ChatGPT werden beim Löschen des Chats nicht mitgelöscht.
• Menschen können mitlesen. Bei Gemini mit privatem Konto prüfen laut Google spezialisierte Teams einen Teil der Chats, solange die Einstellung «Aktivitäten speichern» eingeschaltet ist. Geprüfte Chats bewahrt Google bis zu drei Jahre auf. Google rät selbst, nichts Vertrauliches einzugeben, das ein Prüfer nicht sehen soll.
• Das Konto entscheidet. Inhalte aus Business-Angeboten wie der API oder ChatGPT Enterprise nutzt OpenAI nach eigenen Angaben nicht zum Verbessern der Modelle. Bei Diensten für Einzelpersonen hängt es von den Einstellungen ab.

Sind Personendaten im Dokument, gilt zusätzlich das Datenschutzrecht. Was das für Firmen bedeutet, steht im Ratgeber Dürfen Mitarbeitende Kundendaten in ChatGPT eingeben?. Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung.

Wo sich Daten verstecken

Vieles sehen Sie beim Lesen nicht. Die KI liest es trotzdem mit.

Auch Text in Bildern ist kein Versteck: Gemini liest laut Google den Text in hochgeladenen Bildern.

Checkliste vor dem Upload

1. Nur den nötigen Ausschnitt. Brauchen Sie eine Zusammenfassung von Kapitel 3, kopieren Sie nur Kapitel 3 in eine neue Datei oder direkt in den Chat.
2. Personentabellen nie komplett. Für eine Formel oder eine Auswertung braucht die KI drei Beispielzeilen, nicht die ganze Kundenliste. Ersetzen Sie Namen und Nummern durch Platzhalter, wie im Ratgeber Daten anonymisieren vor der KI beschrieben.
3. Dokumentinspektor nutzen. In Word und Excel unter *Datei > Info > Auf Probleme prüfen > Dokument prüfen*. Microsoft empfiehlt, eine Kopie zu prüfen, denn Entferntes lässt sich mit Rückgängig nicht immer wiederherstellen. Danach erneut prüfen.
4. Richtig schwärzen statt übermalen. Ein schwarzer Kasten verdeckt Text oft nur. Ein US-Bundesgericht warnt: Wer den Kasten kopiert und in eine Textverarbeitung einfügt, sieht den Text darunter. Nutzen Sie ein echtes Schwärzungswerkzeug. Laut Adobe entfernt Schwärzen nur sichtbaren Text und Grafiken; Metadaten müssen Sie zusätzlich bereinigen.
5. Ergebnis testen. Markieren Sie im geschwärzten PDF den Bereich und kopieren Sie ihn in einen Editor. Erscheint Text, ist die Schwärzung unwirksam.
6. Screenshots zuschneiden. Nur den Bereich zeigen, um den es geht. Seitenleisten, Tabs und Benachrichtigungen verraten oft mehr als gedacht.

Versteckte Anweisungen in fremden Dokumenten

Umgekehrt kann auch ein fremdes Dokument heikel sein. Die Sicherheitsorganisation OWASP beschreibt «indirekte Prompt-Injection»: Eine Datei enthält Anweisungen, die die KI als Befehl versteht. Solche Anweisungen müssen für Menschen nicht sichtbar sein. Ein Beispiel von OWASP ist ein Lebenslauf, in dem schädliche Anweisungen verteilt sind.

Lesen Sie Antworten zu fremden Dokumenten deshalb kritisch, vor allem wenn sie auffällig positiv sind oder zu einer Handlung auffordern. Laden Sie fremde Dateien nicht in einen Chat, der Zugriff auf Ihre Mails oder Ablagen hat.

Wie AImori beim Hochladen hilft

Die kostenlose Erweiterung für Chrome und Edge prüft auf ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Microsoft 365 Copilot und Perplexity auch Dateien, die Sie hochladen, ablegen oder einfügen:

• TXT, CSV, MD, PDF, DOCX und XLSX liest AImori lokal im Browser, ohne Netz. Ohne Fund geht die Datei unverändert an die Seite.
• Mit Fund hält die Leiste an und nennt Datentyp, Anzahl und Zeilennummern, nie den Wert. Sie wählen «Bereinigte Version hochladen», «Abbrechen» oder, falls erlaubt, mit zwei Klicks «Datei trotzdem hochladen».
• Bereinigt heisst: Treffer werden durch Platzhalter wie [Finanzdaten] ersetzt, bei DOCX auch Autor-Angaben wie Ersteller und Firma geleert. Aus einem PDF wird eine reine Textfassung ohne Layout und Bilder. Die bereinigte Datei wird nochmals geprüft; das Original geht nie hoch.
• Screenshots liest AImori per lokaler Texterkennung und schickt auf Wunsch eine geschwärzte Kopie. Bei Hinweisen auf versteckte Anweisungen in Textdokumenten warnt es.

Die Grenzen nennen wir offen: Bei XLSX und bei DOCX mit Makros bleibt nur «Abbrechen». Scans ohne Text und verschlüsselte Dateien meldet AImori als «Text konnte nicht geprüft werden». Namen, Geheimnisse in Freitext und Bilder im Dokument erkennen die Regeln nicht.

Häufige Fragen