Subir PDF, Word y Excel a ChatGPT y otras IA: qué revisar antes

Qué ocurre al subir un archivo

• La IA recibe el archivo completo, no solo la página que a usted le interesa. Según OpenAI, ChatGPT puede extraer de un archivo, por ejemplo, metadatos como el autor o la fecha de creación, o contar las filas de una tabla.
• El contenido queda guardado. En ChatGPT, los chats se conservan hasta que usted los borra, y el contenido de un archivo subido puede permanecer en la conversación. Tras el borrado, OpenAI programa la eliminación definitiva en un plazo de 30 días, salvo que deba conservar los datos por motivos de seguridad o legales. Los archivos guardados en la biblioteca de ChatGPT no se borran al borrar el chat.
• Puede haber personas que lo lean. Con una cuenta personal de Gemini, según Google, equipos especializados revisan una parte de los chats mientras el ajuste «Keep Activity» está activado. Google conserva los chats revisados hasta tres años. El propio Google aconseja no introducir nada confidencial que no quiera que vea un revisor.
• El tipo de cuenta es decisivo. OpenAI afirma que no usa el contenido de sus ofertas para empresas, como la API o ChatGPT Enterprise, para mejorar sus modelos. En los servicios para particulares depende de la configuración.

Si el documento contiene datos personales, se aplica además la normativa de protección de datos. Qué significa eso para las empresas lo explica la guía ¿Pueden los empleados introducir datos de clientes en ChatGPT?. Esta guía no constituye asesoramiento jurídico.

Dónde se esconden los datos

Mucho de ello no se ve al leer. La IA lo lee igualmente.

El texto dentro de imágenes tampoco está escondido: según Google, Gemini lee el texto de las imágenes que se suben.

Lista de control antes de subir

1. Solo el fragmento necesario. Si necesita un resumen del capítulo 3, copie solo el capítulo 3 en un archivo nuevo o directamente en el chat.
2. Nunca listas completas de personas. Para una fórmula o un análisis, la IA necesita tres filas de ejemplo, no toda la lista de clientes. Sustituya nombres y números por marcadores de posición, como se describe en la guía Anonimizar datos antes de usar la IA.
3. Usar el Inspector de documento. En Word y Excel, en *Archivo > Información > Comprobar si hay problemas > Inspeccionar documento*. Microsoft recomienda inspeccionar una copia, porque lo eliminado no siempre se puede recuperar con Deshacer. Después, vuelva a inspeccionar.
4. Tachar de verdad en lugar de pintar encima. Un recuadro negro a menudo solo tapa el texto. Un tribunal federal de EE. UU. advierte: quien copia el recuadro y lo pega en un procesador de textos ve el texto que hay debajo. Use una herramienta de tachado real. Según Adobe, el tachado solo elimina el texto y los gráficos visibles; los metadatos hay que limpiarlos aparte.
5. Probar el resultado. Seleccione la zona tachada del PDF y péguela en un editor de texto. Si aparece texto, el tachado no ha funcionado.
6. Recortar las capturas de pantalla. Muestre solo la zona que importa. Las barras laterales, las pestañas y las notificaciones suelen revelar más de lo que se cree.

Instrucciones ocultas en documentos ajenos

A la inversa, también un documento ajeno puede ser delicado. La organización de seguridad OWASP describe la «inyección indirecta de prompts»: un archivo contiene instrucciones que la IA interpreta como órdenes. Estas instrucciones no tienen por qué ser visibles para las personas. Un ejemplo de OWASP es un currículum con instrucciones maliciosas repartidas por el texto.

Por eso, lea con espíritu crítico las respuestas sobre documentos ajenos, sobre todo si son llamativamente positivas o le piden que haga algo. No suba archivos ajenos a un chat que tenga acceso a su correo o a sus carpetas.

Cómo ayuda AImori al subir archivos

La extensión gratuita para Chrome y Edge revisa también, en ChatGPT, Claude, Gemini, Microsoft Copilot, Microsoft 365 Copilot y Perplexity, los archivos que sube, arrastra o pega:

• TXT, CSV, MD, PDF, DOCX y XLSX se leen localmente en el navegador, sin conexión a la red. Si no se encuentra nada, el archivo llega al sitio sin cambios.
• Si encuentra algo, la barra detiene la subida e indica el tipo de dato, la cantidad y los números de línea, nunca el valor. Usted elige «Subir versión depurada», «Cancelar» o, si está permitido, con dos clics, «Subir archivo de todos modos».
• Depurada significa: los resultados se sustituyen por marcadores de posición como [Datos financieros]; en DOCX, además, se vacían los datos del autor, como creador y empresa. Un PDF se convierte en una versión de solo texto, sin diseño ni imágenes. El archivo depurado se vuelve a revisar; el original nunca se sube.
• Las capturas de pantalla las lee AImori con reconocimiento de texto local y, si se desea, envía una copia enmascarada. Si hay indicios de instrucciones ocultas en documentos de texto, avisa.

Indicamos los límites abiertamente: con XLSX y con DOCX con macros solo queda «Cancelar». Los escaneos sin texto y los archivos cifrados se notifican como «No se pudo revisar el texto». Las reglas no detectan nombres, secretos en texto libre ni imágenes dentro del documento.

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